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保定理工學(xué)院 關(guān)于印發(fā)報(bào)告廳及會(huì)議室管理辦法的通知 【規(guī)章制度】 加入時(shí)間：2024年09月29日 信息來源：本站原創(chuàng) 作者：yuanban 訪問量： |
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保定理工學(xué)院報(bào)告廳及會(huì)議室管理辦法 (2024年修訂)
第一章 總 則 第一條 為切實(shí)加強(qiáng)學(xué)校報(bào)告廳和會(huì)議室的規(guī)范化管理，提供高標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議服務(wù)保障，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，按照“統(tǒng)一安排、屬地管理”的原則，特制定本辦法。
第二章 使用管理 第二條 管理及使用范圍 （一）日常管理 1.報(bào)告廳、校級(jí)會(huì)議室由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排使用。 2.校級(jí)會(huì)議室僅供學(xué)校或職能部門組織的全校性會(huì)議使用，原則上不用于各部門（單位）內(nèi)部會(huì)議。 3.報(bào)告廳主要用于大型學(xué)術(shù)活動(dòng)及重要會(huì)議，原則上不對(duì)學(xué)生和校外單位開放。 4.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)5教12樓報(bào)告廳、第一會(huì)議室、第二會(huì)議室、貴賓接待室的日常管理，具體負(fù)責(zé)：室內(nèi)財(cái)產(chǎn)及鑰匙的保管、室內(nèi)茶水的供應(yīng)、室內(nèi)衛(wèi)生保潔、室內(nèi)電器設(shè)備及門窗的關(guān)閉等；校團(tuán)委負(fù)責(zé)1教211報(bào)告廳的日常管理，具體負(fù)責(zé)：財(cái)產(chǎn)及鑰匙的保管、衛(wèi)生保潔、電器設(shè)備及門窗的關(guān)閉、會(huì)議燈光音響服務(wù)等；其他各部門（單位）的會(huì)議室自行管理。 （二）使用范圍
第三條 使用原則。通常遵循“輕重緩急、先后有序”的原則，會(huì)議召集部門按照預(yù)約先后順序使用相應(yīng)的報(bào)告廳和會(huì)議室。若各部門（單位）預(yù)定的會(huì)議與學(xué)校臨時(shí)安排的重要會(huì)議發(fā)生沖突，由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌調(diào)整，使用單位須服從校辦室的安排。 第四條 申請(qǐng)程序。會(huì)議召集部門最多可提前一周，通過學(xué)校OA系統(tǒng)向校長(zhǎng)辦公室提交使用申請(qǐng)，獲批后方可在相應(yīng)時(shí)段內(nèi)使用；如會(huì)議臨時(shí)調(diào)整，須及時(shí)在預(yù)約系統(tǒng)內(nèi)變更或取消，并通知校長(zhǎng)辦公室工作人員。未在預(yù)約時(shí)間內(nèi)使用完畢，若該報(bào)告廳或會(huì)議室在后續(xù)時(shí)間無其他安排，可超時(shí)使用；但若后續(xù)時(shí)間段內(nèi)已安排其他人員（部門）使用，超時(shí)后須及時(shí)終止使用。 報(bào)告廳或會(huì)議室原則上須提前審批，如遇特殊情況，需臨時(shí)借用報(bào)告廳或會(huì)議室可由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人與校長(zhǎng)辦公室主任溝通，說明使用時(shí)間、人數(shù)、主要內(nèi)容后安排使用。未經(jīng)審批同意，任何部門（單位）不得擅自使用報(bào)告廳和會(huì)議室。 第五條 使用規(guī)定 （一）會(huì)議召集部門應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)，安排人員提前半小時(shí)到校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)取鑰匙。會(huì)議結(jié)束后，在工作時(shí)間內(nèi)按時(shí)歸還鑰匙，經(jīng)校辦室查驗(yàn)室內(nèi)物品歸位、設(shè)施設(shè)備完好后流程結(jié)束。 （二）會(huì)議召集部門應(yīng)自覺維護(hù)報(bào)告廳或會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生，不在報(bào)告廳和會(huì)議室內(nèi)進(jìn)餐、吸煙，不隨地吐痰，亂丟雜物，不大聲喧嘩，保持室內(nèi)的整潔，對(duì)在使用會(huì)議室或報(bào)告廳時(shí)有不文明行為的，管理部門有責(zé)任勸阻。 （三）會(huì)議召集部門在報(bào)告廳或會(huì)議室懸掛、張貼物品，不得破壞、弄臟原有裝修，會(huì)后應(yīng)及時(shí)清理橫幅等張貼物；未經(jīng)同意，不得改變室內(nèi)設(shè)備、家具的位置，如有改變須在會(huì)議結(jié)束后主動(dòng)恢復(fù)桌椅的位置；愛護(hù)公物，避免堅(jiān)硬物品劃傷桌椅等設(shè)施設(shè)備，不得將報(bào)告廳或會(huì)議室物品攜帶外出。 （四）會(huì)議召集部門應(yīng)在報(bào)告廳或會(huì)議室使用完畢后，及時(shí)關(guān)閉空調(diào)、儀器設(shè)備、門窗，切斷電源，帶走紙屑，由于使用完畢未關(guān)空調(diào)、電源、門窗等，造成設(shè)備和物品損壞或丟失的，由會(huì)議召集部門承擔(dān)責(zé)任。 （五）會(huì)議召集部門在使用前應(yīng)認(rèn)真檢查室內(nèi)設(shè)施設(shè)備情況，如發(fā)現(xiàn)有損壞情況的，要及時(shí)與校辦室聯(lián)系，進(jìn)行修復(fù)。使用中，如出現(xiàn)不會(huì)使用設(shè)備或設(shè)備故障等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系校辦室工作人員，以便及時(shí)指導(dǎo)使用及維修。對(duì)因使用不當(dāng)造成室內(nèi)設(shè)施設(shè)備損壞的，修理費(fèi)用由使用單位承擔(dān)。
第三章 會(huì)議室衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 第六條 校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)校級(jí)會(huì)議室日常衛(wèi)生的清掃。 （一）茶水杯、茶水柜、一體機(jī)、操作臺(tái)等在使用后進(jìn)行消毒處理；茶水杯需內(nèi)外清理干凈，不能有茶漬，清洗后放入消毒柜進(jìn)行消毒（干凈茶具須倒扣放置）；消毒柜表面、側(cè)面、邊角擦拭干凈。 （二）清理會(huì)議桌垃圾，用濕毛巾擦掉污漬后需用干凈的干毛巾擦掉水漬;用濕毛巾擦拭會(huì)議桌下面，不可留有腳印等污漬；清理會(huì)議椅(包括椅的邊角柱等)，并擺放整齊；檢查、補(bǔ)充會(huì)議桌面物品，辦公用品(訂書機(jī)、削筆刀、橡皮、訂書針、計(jì)算器、膠水、各色簽字筆等)歸置于筆筒中，飲用水、紙巾盒、筆筒、煙缸放置于同一水平線，擺放整齊有序。 （三）室內(nèi)開關(guān)、空調(diào)的清潔需用濕毛巾擦掉開關(guān)上的污漬，必要時(shí)使用小刀輕輕拭去表面的附著物，再用干凈的干毛巾進(jìn)行擦拭，保持無指紋等污漬。門窗需進(jìn)行殘留物的清理，用玻璃干凈器從左至右拭擦，最后將玻璃干凈器沖刷后再次拭擦，保持室內(nèi)墻面清潔無蜘蛛網(wǎng)，玻璃透明無明顯污漬。地面需打掃地面的垃圾、殘留物，用濕拖把拖地，要無水跡、腳印、污泥，保持干凈無痰漬、無污垢、無衛(wèi)生死角。 （四）定期給室內(nèi)綠植澆水等養(yǎng)護(hù)，無枯枝死葉，花葉無灰塵。定期檢查燈具、空調(diào)、風(fēng)扇、鐘表、多媒體設(shè)備(PPT、話筒、電腦線、翻頁筆)等的正常使用，確保設(shè)施設(shè)備的完好、物品的齊全，如發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。
第四章 附 則 第七條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。最終解釋權(quán)歸校長(zhǎng)辦公室所有。
附件：校級(jí)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備擺放標(biāo)準(zhǔn) |
