|
保定理工學(xué)院 關(guān)于印發(fā)對(duì)外發(fā)送電子郵件管理規(guī)定的通知 【規(guī)章制度】 加入時(shí)間：2024年06月21日 信息來源：本站原創(chuàng) 作者：yuanban 訪問量： |
保定理工學(xué)院對(duì)外發(fā)送電子郵件的管理規(guī)定
第一章 總 則 第一條 為了規(guī)范我校對(duì)外發(fā)送電子郵件的流程，確保信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，特制定本管理規(guī)定。 第二條 所有以學(xué)校名義對(duì)外收發(fā)的電子郵件，必須遵守本規(guī)定。 第三條 校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子郵件服務(wù)進(jìn)行管理和維護(hù)。
第二章 郵件發(fā)布審批流程 第四條 任何部門或個(gè)人以學(xué)校名義對(duì)外發(fā)送電子郵件，須撰寫郵件內(nèi)容，并填寫《對(duì)外發(fā)送電子郵件審批表》（詳見附表）。審批表應(yīng)詳細(xì)注明郵件的主題、內(nèi)容摘要、發(fā)送對(duì)象以及發(fā)送目的，并附上完整的郵件內(nèi)容。 第五條 審批表及郵件內(nèi)容經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交校長(zhǎng)辦公室審核。 第六條 校長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行審批，并在審批表上簽署意見。經(jīng)校長(zhǎng)審批同意后，方可使用學(xué)校官方郵箱發(fā)送。 第七條 如郵件內(nèi)容涉及敏感信息或重要事務(wù)，還需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 第三章 郵件發(fā)布審批流程 第八條 所有以學(xué)校名義對(duì)外發(fā)送的郵件，必須使用學(xué)校的官方郵箱進(jìn)行發(fā)送。嚴(yán)禁使用個(gè)人郵箱、第三方郵箱服務(wù)發(fā)送代表等方式發(fā)送電子郵件。 第九條 郵件的標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映郵件主題；正文要清晰明了，語氣得體，符合學(xué)校的形象和立場(chǎng)；如需插入附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容安全、無毒，且與郵件主題相關(guān)，避免發(fā)送大文件或不必要的附件。 第十條 發(fā)送郵件前，必須認(rèn)真核對(duì)收件人地址、郵件內(nèi)容和附件，確保準(zhǔn)確無誤。 第十一條 郵件發(fā)送后，發(fā)送人應(yīng)保存好發(fā)送記錄，并隨時(shí)關(guān)注收件人反饋，以便及時(shí)處理可能出現(xiàn)的情況。
第四章 違規(guī)發(fā)送處理 第十二條 未經(jīng)校長(zhǎng)審批而擅自以學(xué)校名義對(duì)外發(fā)送郵件的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，包括但不限于警告、通報(bào)批評(píng)等。 第十三條 因違規(guī)發(fā)送郵件給學(xué)校造成不良影響或損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第五章 附 則 第十四條 本管理規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第十五條 如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。 |
