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一、目的 

為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的管理，使人事檔案能夠準(zhǔn)確、全面、歷史地反映每位職工的情況，積累檔案史料，為學(xué)院選拔任用干部提供有效資料，更好的為我院發(fā)展服務(wù)。 

二、原則 

人事檔案管理要堅(jiān)持原則性、法規(guī)性、保密性和安全性。 

三、管理體制 

學(xué)院教職工的人事檔案原則上由學(xué)院人事處或委托有資質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)保管，其他類的檔案資料由所在部門派專人負(fù)責(zé)管理。 

四、檔案分類 

學(xué)院職工人事檔案分為試用期職工檔案和正式職工檔案兩大類：

（一）試用期職工檔案 

1、分類： 

試用期職工檔案可分為基本資料類、試用期考核類、轉(zhuǎn)正材料類等。 

2、檔案材料包括： 

（1）求職書、個(gè)人簡(jiǎn)歷、筆試試卷、面試評(píng)價(jià)表、職工登記表、技能調(diào)查表、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件、試用期勞動(dòng)合同等； 

（2）轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、試用期末考核記錄及其他與轉(zhuǎn)正有關(guān)的材料。 

（二）正式職工檔案 

1、分類： 

正式職工檔案可分為基本資料類、合同協(xié)議類、培訓(xùn)類、考核類、工資類、職務(wù)變動(dòng)類、獎(jiǎng)懲類和離職類等。 

2、材料包括： 

（1）求職書、個(gè)人簡(jiǎn)歷、筆試試卷、面試評(píng)價(jià)表、職工登記表、技能調(diào)查表，身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證及各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人基本資料； 

（2）勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議等各種協(xié)議； 

（3）培訓(xùn)申請(qǐng)、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)心得和培訓(xùn)效果評(píng)估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料； 

（4）試用期的各類考核材料、正式錄用后每年的考核材料等； 

（5）工資記錄、調(diào)薪記錄等； 

（6）職位說明書、職務(wù)變動(dòng)等記錄和資料； 

（7）各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰材料； 

（8）離職申請(qǐng)、離職交接手續(xù)等相關(guān)資料； 

（9）其他無(wú)法歸入以上八項(xiàng)的材料。

五、人事檔案的歸類、排列與編號(hào) 

（一）人事檔案的歸類 

根據(jù)人事檔案類別劃分，把每份材料歸入相應(yīng)的類別中去。具體歸類方法如下： 

1、按材料的名稱歸類：凡材料有準(zhǔn)確名稱的，即按名稱歸入所屬類別。 

2、按材料內(nèi)容歸類：對(duì)只看名稱還無(wú)法確定類目歸屬的材料，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及幾個(gè)類目時(shí)，則應(yīng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類目。 

（二）人事檔案的排列 

人事檔案歸類后，每類中的材料應(yīng)按一定的順序排列，即按照材料形成的時(shí)間先后，從遠(yuǎn)到近，依次排列。采用這種辦法便于掌握員工的成長(zhǎng)和發(fā)展變化，有利于新材料的繼續(xù)補(bǔ)充。